Document: “Informatie over classroom scanners / Information on classroom scanners”

Posted: December 2nd, 2021 | Author: | Filed under: Documents | Comments Off on Document: “Informatie over classroom scanners / Information on classroom scanners”

Leiden University email, sent on 22.11.2021 to all students and staff

Read English text below
Beste medewerkers en studenten,

We kunnen ons voorstellen dat jullie vragen hebben naar aanleiding van de artikelen in Mare en het Leidsch Dagblad van afgelopen week over de nieuwe classroom scanners van de universiteit, die sinds de start van dit collegejaar zijn opgehangen in gebouwen en collegezalen. Er is onrust over gerezen en dat begrijpen wij. We willen in deze mail antwoord geven op vragen die er leven en hiermee hopelijk zorgen wegnemen.

 

Wat zijn classroom scanners en waarom hangen ze in universitaire gebouwen?
In het coronajaar 2020 heeft de universiteit een telsysteem met scanners in gebruik genomen om de aanwezigheid van studenten en medewerkers in alle universitaire gebouwen te kunnen meten. Tijdens de coronapandemie is dit waardevolle informatie gebleken. Hiermee konden we (en kunnen we nog steeds) monitoren hoeveel mensen op elke locatie aanwezig zijn en kan de universiteit nagaan of we voldoen aan de regelmatig veranderende coronamaatregelen van de overheid die moeten voorzien in een optimale veiligheid voor studenten en medewerkers. Er zijn vorig jaar circa 80 telsystemen (scanners) geïnstalleerd bij de in- en uitgangen van universiteitsgebouwen, met uitzondering van de gebouwen van het LUMC.

Gekozen is voor dit systeem omdat het van de beschikbare systemen het meest nauwkeurig en onherkenbaar personen telt, onze privacy goed te waarborgen is, en aan andere systemen juist privacyrisico’s kleven, die niet uit te zetten zijn (denk aan een systeem op basis van wifi-tracking).

De ervaringen met dit systeem waren zo positief – de scanners zijn betrouwbaar, nauwkeurig en de privacy is te garanderen – dat de universiteit besloot eind 2020 om niet alleen de bezetting van de gebouwen, maar ook van de collegezalen te meten (dit leggen we hieronder verder uit), ook omdat steeds meer coronamaatregelen betrekking hadden op de collegezalen. De Privacy Officer en de Functionaris Gegevensbescherming hebben zorgvuldig naar de systemen gekeken en deze als veilig beoordeeld. Ook de Universiteitsraad heeft met de aanschaf ingestemd.

Wat is het voordeel van de scanners – wat kunnen we ermee?
Met de classroom scanners kan de universiteit gedurende elke periode van het jaar en elk moment van de dag de bezetting en benutting van onderwijszalen monitoren via een dashboard, en direct bijsturen indien nodig.

Zo kan de universiteit bijvoorbeeld bijsturen als er meer dan 75 mensen in een zaal zijn, het maximum volgens de huidige coronamaatregelen. En, buiten de pandemie draagt het bij aan relevante informatie voor onze roostermakers: voor een zaal voor 300 studenten die slechts door 60 mensen wordt gebruikt, kan een volgende keer een kleinere zaal worden geboekt. Ook komt het voor dat er collegezalen zijn geboekt, die toch niet worden gebruikt: dit noemen we ‘no show’. Dat is zonde en niet duurzaam. Door dit tijdig te signaleren middels de scanners, kan zo’n zaal snel worden vrijgegeven voor bijvoorbeeld extra studieplekken. Tenslotte leveren de gegevens over de bezetting relevante informatie op voor nieuwbouw-/verbouwplannen van de universiteit.

In de zomer van 2021 zijn daarom meer tellers opgehangen. Sinds de start van dit collegejaar hangen in totaal 371 personentellers in de universiteitsgebouwen, deze hangen niet in de gebouwen van het LUMC. Collegezalen met meerdere ingangen hebben ook meerdere tellers. Doordat de meeste scanners bij de ingang van een collegezaal hangen, noemen we ze classroom scanners.

De scanners zijn inmiddels handmatig gevalideerd en gekalibreerd, om er zeker van te zijn dat de scanners geen mensen dubbeltellen en alle uitgangen worden meegenomen, en de gegevens over bezetting en aantallen dus zo betrouwbaar mogelijk zijn.

Wat kunnen de scanners nog meer en wat zijn risico’s?
Classroom scanners hebben 4 privacy-instellingen. Deze instellingen bepalen wat de gebruiker van de software kan zien. Bij 0 komen mensen zichtbaar in beeld. Vanaf niveau 1 zie je geen personen meer in beeld, alleen vloer en looproute. Bij niveau 2 zie je alleen nog een looproute en bij niveau 3 helemaal niets meer, maar er kan nog wel geteld worden. De scanners van de universiteit hebben altijd op niveau 1 gestaan en daardoor is gegarandeerd dat niemand herkenbaar in beeld is geweest. Ook zijn/worden geen beelden vastgelegd of bewaard. Elke classroom scanner beschikt namelijk over een privacyfilter, waardoor de videostream standaard uit staat. Zowel de universiteit als de leverancier kunnen geen personen zien of identificeren.

Op advies van de Functionaris Gegevensbescherming is in 2020 een zogeheten verwerkingsovereenkomst met de leverancier opgesteld. Hierin zijn afspraken over privacy-instellingen en beveiliging nauwkeurig vastgelegd en omschreven. De overeenkomst zegt over de scanners onder meer: ‘…zetten beelden realtime om in anonieme tellingen’. En ‘Hierbij worden de beelden niet opgeslagen en verlaten deze de sensor niet’. Beelden worden dus niet bewaard. Ook is vastgelegd dat de leverancier niet bij de gegevens kan en niet bij de instellingen. De universiteit noch de leverancier kunnen mensen herkenbaar in beeld zien.

Wat is er aan de hand (geweest)?
Als extra beveiligingsmaatregel zijn de classroom scanners verbonden met een virtuele LAN (VLAN) van de universiteit. Dit is een geïsoleerd en beveiligd netwerk binnen het universitaire netwerk. Dat houdt in dat de scanners niet van buiten het universiteitsnetwerk te bereiken zijn. De universiteit heeft onlangs vastgesteld dat door een menselijke fout twee van de 371 scanners buiten dit veilige VLAN waren beland. Een van de scanners was buiten gebruik. Van de andere scanner kon je alleen via google extern zichtbaar een inlogpagina benaderen. Hierop is niets zichtbaar als je niet beschikt over inloggegevens en wachtwoord waarmee de pagina beveiligd is. Hierdoor zijn er geen gegevens van personen zichtbaar geweest of gelekt. De fout is inmiddels hersteld, alle scanners bevinden zich binnen het beveiligde netwerk.
Wat gaat de universiteit nu doen?
De universiteit werkt nog maar kort met de 371 scanners, en was nog aan het testen met het systeem. De scanners stonden bij de aanvang ook om die reden op privacyniveau 1 (alleen vloer en looproute zichtbaar ten behoeve van tellingen). Inmiddels is uitvoerig getest met privacyniveau 3, het hoogste niveau, waarmee wel geteld wordt maar niets te zien is. Op basis hiervan heeft de universiteit besloten dit niveau per omgaande te handhaven. Daarnaast wil de universiteit een versnelde externe audit laten uitvoeren, om alle eventuele zorgen over het systeem weg te nemen.
Communicatie
Tenslotte is een les die we trekken dat we meer aandacht hadden moeten besteden aan communicatie met jullie – onze medewerkers en studenten. Dit is te laat op gang gekomen, doordat alle aandacht uitging naar het ophangen, uittesten, kalibreren en valideren van dekengetallen van het nieuwe systeem. Juist vanwege alle privacyaspecten die we kunnen en willen borgen, dient dit zo goed en zorgvuldig mogelijk te gebeuren. Maar dit geldt eveneens voor de communicatie, dat had dus zeker beter gekund en daar leren we van.
Meer informatie
We hopen met deze mail eventuele zorgen te hebben weggenomen en vragen te hebben beantwoord. Heb je nog andere vragen over het telsysteem en de nieuwe classroom scanners, neem dan contact op met de mensen die er alles van weten via info@ufb.leidenuniv.nl.

Met vriendelijke groet,

Martijn Ridderbos (vicevoorzitter),

Mede namens Annetje Ottow (voorzitter) en Hester Bijl (rector magnificus)

College van Bestuur

Dear staff and students,

We can imagine that, after the articles in Mare and Leidsch Dagbladlast week, you have questions about the University’s new classroom scanners, which were installed in buildings and lecture halls at the start of this academic year. This has caused some concern, which we can understand. In this email we hope to answer your questions and alleviate your concerns.

What are classroom scanners and why have they been hung up in University buildings?
In Covid year 2020, the University started using a counting system with scanners to measure how many students and staff were present in all the University buildings. This has proven to be valuable information during the coronavirus pandemic. It allowed (and still does allow) us to monitor how many people were present at each location, thus enabling the University to check whether we are complying with the government’s regularly changing coronavirus measures that should provide optimal safety for students and staff. Around 80 counting systems (scanners) were installed last year at the entrances and exits to all University buildings, except for the LUMC buildings.This system was chosen because, of the available systems, it is the most accurate at counting people anonymously, our privacy can be guaranteed and with other systems there are privacy risks with features that cannot be deactivated (e.g. a system based on wifi tracking).The experiences with this system were so positive – the scanners are reliable and accurate, and privacy can be guaranteed – that the University decided at the end of 2020 to measure the occupancy not only of the buildings, but also of the lecture halls (we will explain this further below), also because the coronavirus measures increasingly related to these. The Privacy Officer and Data Protection Officer carefully assessed the systems and concluded they are secure, and the University Council approved the purchase.
What is the benefit of the scanners – what can we do with them?
With the classroom scanners, the University can monitor the occupancy and use of teaching rooms at any time of the year and day via a dashboard, and take immediate action if necessary.For example, the University can take action if there are more than 75 people in a room, the maximum according to the current coronavirus measures. And, outside of the pandemic, the system provides relevant information for our timetable makers: if a room for 300 students is only used by 60 people, a smaller room can be booked next time. It also happens that lecture theatres are booked but not used: we call this ‘no show’. This is a shame and a waste of resources. By using the scanners to flag this up in good time, such a room can be released quickly, for example to provide extra study spaces. Finally, the data on occupancy provide relevant information for University plans for renovation or new building projects.In the summer of 2021, more scanners were therefore hung up. Since the start of this academic year, a total of 371 people counters have been installed at all University buildings, except for the LUMC buildings. Lecture halls with multiple entrances also have multiple scanners. As most of the scanners are hanging at the entrance to a lecture hall, we call them classroom scanners.

The scanners have now been manually validated and calibrated, to ensure that they do not double-count people and that all exits are included, thus making the data on occupancy and numbers as reliable as possible.

What else can the scanners do and what are the risks?
Classroom scanners have four privacy settings. These determine what the user of the software can see. At level 0, people are visible. From level 1, you no longer see people, but only the floor and the route walked. At level 2, you only see a walking route, and at level 3, nothing at all, but it is still possible to count. The University’s scanners have always been set to level 1, which guarantees that no-one is identifiable. Nor is footage recorded or stored. Each classroom scanner has a privacy filter, which means that the video stream is switched off by default. Neither the University nor the supplier can see or identify anyone.On the advice of the Data Protection Officer, a ‘processing agreement’ was drawn up with the supplier in 2020. This precisely records and describes agreements about privacy settings and security. The agreement says that the scanners: ‘…convert images into anonymous counts in real time’. And ‘the images are not stored and do not leave the sensor’. Images are therefore not stored. The agreement also states that the supplier cannot access the data and settings. Neither the University nor the supplier can see identifiable people.
What has been going on?
As an extra security measure, the classroom scanners are connected to a virtual LAN (VLAN) of the University. This is an isolated and secured network within the University network. This means that the scanners cannot be accessed from outside the University network. The University recently found that, due to human error, two of the 371 scanners had ended up outside this secure VLAN. One of the scanners was out of order. An externally visible login page to the other scanner could be accessed via google, but nothing is visible on this page if you do not have the login details and password used to secure the page. This means that no personal data was visible or leaked. The error has now been rectified and all scanners are within the secure network.
What will the University do now?
The University has only recently started working with the 371 scanners, and was still testing the system. For that reason, the scanners were initially set to privacy level 1 (only floor and walking route are visible for counting purposes). In the meantime, extensive testing has been done with privacy level 3, the highest level, which allows for counting but does not show anything. Based on this, the University has decided to use this level with immediate effect. In addition, the University plans to have an accelerated external audit carried out to address any concerns about the system.
Communication
A lesson learned is that we should have paid more attention to communicating with you – our employees and students. This started too late because all attention was focused on hanging, testing, calibrating and validating the data of the new system. It is precisely because of all the privacy aspects that we can and want to guarantee that this must be done as thoroughly and carefully as possible. But this also applies to the communication; this could certainly have been better and we are learning from this.
More information
We hope that this email has addressed any concerns and answered any questions. If you have any other questions about the counting system and the new classroom scanners, please contact the people who know all about these at info@ufb.leidenuniv.nl.

Kind regards,

Martijn Ridderbos (Vice Chairman),

Also on behalf of Annetje Ottow (President) and Hester Bijl (Rector Magnificus)

Executive Board

 


Comments are closed.